Impulso

Si miramos atrás la forma de trabajar en 2019 es totalmente diferente a cómo es ahora mismo. Trabajar en una oficina los cinco días de la semana, tener cuadernos y planificar en pizarras necesitando estar en una sala de reuniones durante horas parece cosa del pasado. Puede que algunos sigan con esas prácticas, pero el trabajo remoto y tener la capacidad de poder hacer la mayoría de tareas de forma online gracias a aplicaciones, a la automatización de procesos y utilizar la tecnología en nuestro beneficio fueron cambios necesarios que, a día de hoy, siguen evolucionando. 

Sin ir más lejos, el auge de la inteligencia artificial parece que no ha hecho más que empezar y puede ser utilizado en cualquier industria para realizar distintas tareas y ahorrar tiempo que se puede emplear en otras funciones. Ya sea para generar contenido, escribir código, traducir, hacer telemarketing, analizar datos, editar, hacer búsquedas y más, se puede utilizar para ayudar a optimizar el rendimiento. 

5 métodos para optimizar el rendimiento de una empresa

Si a parte de esa ayuda de inteligencia artificial necesita más, le dejamos unos consejos para favorecer la productividad y, por consiguiente, intentar mejorar los resultados:

Optimiza el proceso de comunicaciones

La escasez en la calidad de la comunicación es un problema muy común en empresas de todo el mundo. Se pierde una gran cantidad de tiempo cuando se necesita ayuda de gente de otro departamento porque no se encuentra a la persona indicada rápido. Para ello la figura del organigrama puede ayudar más de lo que se cree. 

Ayudará a tener una visión completa de la empresa y a ver las relaciones entre los departamentos. Esto aporta una claridad a la hora de la búsqueda de la persona indicada para favorecer el proceso de comunicación en cualquier momento. Imaginemos que una persona del equipo de ventas necesita contactar con un product manager para conocer cuáles son los puntos fuertes de un producto nuevo. En lugar de tener que preguntar a una o varias personas quién es la persona encargada de dicho producto, se puede consultar en el organigrama en cuestión de segundos y caso resuelto. Parece algo insignificante pero a final de mes puede ahorrar una gran cantidad de tiempo que se puede emplear en tareas que importan.

Otorga las herramientas necesarias

En la actualidad contamos con una gran ventaja que nuestros antepasados no tenían y son las aplicaciones y herramientas tecnológicas que aparecieron en los últimos años, sobre todo en los dos últimos. Utilizarlas puede aumentar el rendimiento de forma exponencial ya que automatizan procesos y permite desempeñar las tareas de forma más sencilla. 

La parte negativa es que algunas son de pago, pero muchas de ellas son completamente gratuitas. Hay herramientas para todo tipo de casos: 

• Gestión de proyectos: Miro, Notion, Trello, Asana…
• Recursos humanos: BambooHR, Factorial, Workday, Personio…
• Seguridad: LastPass, Okta, 1Password, cualquier VPN…
• Comunicación: Slack, Microsoft Teams, Zoom…
• Marketing: Mailchimp, HubSpot, Pixabay, Ahrefs…
• Ventas: SalesForce, HubSpot CRM, Clari, CircleBack…
• Almacenamiento en la nube: Dropbox, Google Drive, Amazon Drive, OneDrive…
• Análisis de datos: Python, Tableau, Apache Spark…

La lista sigue y sigue. Dependiendo del puesto o departamento se pueden utilizar distintas herramientas que puedan optimizar los flujos de trabajo para que la productividad aumente. 

Promueve el trabajo en equipo

Es algo esencial ya sea que se esté emprendiendo o en una empresa consolidada . El trabajo en equipo es algo que si se tiene, los procesos mejoran de forma sorprendente. Cuando todos reman hacia un mismo objetivo con las mismas ganas supone un output de lo más positivo. 

Si no se sabe cómo promoverlo, se puede hacer de distintas maneras: 

1. Planear conjuntamente – Tomar decisiones en común es mucho mejor que imponerlas. De esa forma los integrantes del equipo se sentirán más involucrados y responsables al haber formado parte de ese proceso.
2. Hacer eventos que lo promuevan – Genera confianza, responsabilidad y mejora la comunicación al tener esa confianza extra. Hacer team building fuera de la oficina ayudará a trasladar todos esos aspectos positivos al día a día. Se pueden llevar a cabo acciones que requieran de un trabajo en equipo como jugar a juegos de equipo, hacer escape rooms, hacer un viaje de empresa o simplemente salir a comer.

1. Valorar incluir sesiones con un coach – La formación y el aprendizaje son cosas que deberían pasar continuamente en las empresas. Un coach puede ayudar mucho a la hora de mejorar el trabajo en equipo. Es su trabajo y nadie mejor que ellos podrá ver las fortalezas y debilidades del equipo como tal e intentar mejorarlas durante las sesiones de coaching.

1. Evitar el micromanagement – El trabajo en equipo difícilmente se consigue cuando un manager necesita saber en todo momento lo que se está haciendo. Los trabajadores deben de sentir esa confianza tanto de forma individual como en equipo.

Planifica en sprints 

Los sprints forman parte de la innovadora metodología Agile de trabajo. Al igual que en el ámbito deportivo, los sprints en el mundo laboral consisten en la planificación del trabajo que se va a hacer durante un periodo de tiempo, normalmente dos semanas, en el que las personas implicadas exponen qué es lo que van a hacer y por qué. De esa forma los managers ven lo que las tareas que se van a realizar acorde a los objetivos planteados a nivel de empresa.

Al finalizar esa planificación de sprint, se hace un sprint review en el que se habla de qué es lo que se consiguió en base a lo planeado y si ayudó en algún aspecto de los esperados. Es una forma muy interesante de trabajar en base a un periodo de tiempo de forma que se deja a los trabajadores la capacidad de decidir qué es lo que quieren hacer, siempre en base a los objetivos propuestos, de forma que deberían de trabajar con más libertad pero conociendo que tienen que llegar a tiempo con los entregables para ayudar al equipo a alcanzar las metas.

Un tercer paso opcional, es a finalizar el trimestre realizar una retrospectiva para estudiar qué es lo que funcionó y qué no para así mejorar de cara a los siguientes meses y optimizar ese engranaje de trabajo en equipo que se busca.

Premia las buenas prácticas y resultados

Si el equipo hace las cosas bien siempre es interesante premiar los buenos resultados. Con ese pequeño gesto se genera una positividad y una confianza en el trabajador que ayudará a que desempeñe sus funciones con más seguridad y, por ende, con más rapidez. Es preferible premiar al equipo como tal que de forma individual para no generar roces que puedan desembocar en lo contrario de lo que se está buscando, pero también se puede comunicar de forma privada en los 1:1.

Con estos sencillos métodos se puede ayudar mucho a optimizar el trabajo en equipo y a que los resultados sean mejores. Pequeñas prácticas que ayudarán a la empresa tanto a corto como a largo plazo. No hay que olvidar que en el trabajo es donde se pasa una gran parte del tiempo y si el ambiente no es bueno ninguna de las partes saldrá beneficiada por lo que propiciar el trabajo en equipo es simplemente esencial.